# Combinación de correo

&kword; tiene la capacidad de usar datos de una base de datos externa (o interna) para personalizar sus documentos para miembros/clientes/amigos individuales.

Esta sección del manual cubrirá todos los aspectos de la creación, combinación e impresión de documentos que son específicos de &kword;. Este manual no cubrirá:

- Crear una base de datos externa.

- Cuestiones de seguridad acerca de las bases de datos.

- Instrucciones detalladas sobre SQL. Se asume que tiene algunos conocimientos de SQL si está usando bases de datos para su fuente de datos.

- Acceder a la red o a a internet.

Para respuestas a estas cuestiones, está disponible otra documentación en internet que es específica al software que ha elegido.

Puede obtener los datos para la combinación de correo de varios sitios:

- Si quiere usar una base de datos SQL externa, haga clic aquí para tener acceso a las instrucciones.

- Si quiere usar un archivo de &kspread; para los datos, haga clic aquí.

- Si quiere usar la información de la libreta de direcciones de &kde;, haga clic aquí.

- Si quiere usar la base de datos interna de &kword;, haga clic aquí.

## Usar una base de datos externa como un origen de datos.

&kword; tiene la capacidad de usar algunos de los sistemas de base de datos más populares de código libre como fuente de datos de sus documentos personalizados.

Para acceder a una base de datos externa que use SQL, su máquina tiene que tiener el módulo de base de datos apropiado compilado en su copia de QT.

Para más información, vea la sección de instalación de esta documentación.

La base de datos se puede localizar en la misma máquina que &kword;, o en algún computadore que sea accesible a través de su red de computadores o de internet.

Para usar la base de datos, debe conocer la siguiente información:

- Nombre de la base de datos

- Nombre del host/dirección IP del computador en el que se localiza la base de datos

- La dirección del puerto del computador especificado que concede acceso SQL

- Un nombre de usuario válido para la base de datos

- Una contraseña válida para el nombre de usuario

Si tiene toda esta información bajo sus dedos, ya está listo para seguir.

Usar una base de datos externa para crear documentos personalizados es un proceso de tres pasos:

1. Conectarse a la base de datos y seleccionar su consulta.

2. Inserte los campos de combinación para decirle a &kword; dónde insertar la información de la base de datos.

3. Imprima los documentos personalizados.

### Localice la base de datos y lance una consulta para obtener los registros.

Para comenzar, seleccione Herramientas Configurar carta en serie... desde la barra de menú. Aparecerá un cuadro de diálogo.

Clic sobre Abrir existente.... Aparecerá otro pequeño cuadro de diálogo.

Seleccione Origen QT-SQL y haga clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo.

Introduzca la &URL; o dirección IP del computador que aloja la base de datos en el cuadro de texto llamado Nombre de la máquina:.

Seleccione el controlador llamado QMYSQL3 de la lista desplegable llamada Controlador:.

Introduzca el nombre de la base de datos en el campo de texto etiquetado Nombre de la base de datos: y un nombre de usuario en el cuadro de texto llamado Nombre de usuario:.

Si se accede a la base de datos por un puerto distinto al predeterminado, introduzca ese número de puerto en la caja de texto etiquetada Puerto:.

Si va a usar esta base de datos más veces, puede hacer clic sobre el botón llamado Mantener preferencias. &kword; le pedirá un nombre desriptivo.

Cuando quiera restaurar estas preferencias en futuras sesiones, simplemente seleccione el nombre descriptivo de la lista desplegable de arriba a la izquierda del cuadro de diálogo.

Cuando toda la información sea correcta, clic sobre Aceptar. &kword; le pedirá una contraseña para esa base de datos. Introduzca la contraseña en el cuadro de texto y haga clic sobre Aceptar.

&kword; le preguntará si quiere reemplazar el origen de datos actual por el origen que haya seleccionado. Haga clic sobre Sí.

Ahora está conectado con la base de datos. Tiene que seleccionar los datos de la base de datos. Ha vuelto a aparecer este cuadro de diálogo.

Clic sobre Editar actual.... Aparecerá otro diálogo.

Este diálogo está diseñado para ayudarle a introducir y probar su consulta en la base de datos. El diálogo se divide en tres secciones: información de la base de datos, información de la consulta y línea de consulta.

La sección de información de la base de datos se llama Información, y consta de dos cuadros de selección. El de la izquierda (Tablas disponibles) le da una lista de todas las tablas disponibles en la base de datos actual. Seleccione la tabla deseada de la lista haciendo clic sobre el nombre de la tabla con el &LMB;. En el de la derecha aparecerá una lista de todos los campos disponibles para esa tabla.

La línea de la consulta es un cuadro de texto localizado cerca del borde inferior del diálogo etiquetado Consulta. Simplemente, teclee su consulta SQL en este cuadro de texto y haga clic sobre Ejecutar. &kword; realizará la consulta sobre la base de datos y devolverá la consulta especificada en formato tabular en la caja Resultados de la consulta. Puede alterar o editar su consulta en la línea de consulta y darle cad vez que quiera a Ejecutar. Aparecerán los resultados de la nueva consulta.

&kword; no limita sus cadenas de consulta. Pueden ser simples y directas:

`select * from Clients`

O consultas complejas que implican a varias tablas:

`select Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=eMail.FirstName and data.LastName=Clients.LastName`

Haciendo clic sobre Configurar se le permite acceder a una base de datos diferente.

Cuando tenga la consulta correcta en el cuadro de texto Consulta, clic sobre Aceptar para seleccionar esa consulta.

Esto le devolverá al cuadro de diálogo principal de la combinación de correo.

Clic sobre Cerrar.

Ahora que ha seleccionado su consulta de datos, es la hora de insertar los campos de combinación en el documento. Haga clic aquí para continuar.

## Usar un archivo de &kspread; como origen de datos

&kword; puede usar datos de un documento de &kspread; para personalizar los documentos.

Para usar estos datos, solo necesita conocer la ubicación del documento de &kspread; y el número de la hoja (página) en la que están ubicados los datos.

Usar un documento de &kspread; para crear documentos personalizados es un proceso de tres pasos:

1. Seleccionar el archivo en el que están ubicados los datos.

2. Inserte los campos de combinación para decirle a &kword; dónde insertar la información de la base de datos

3. Imprima los documentos personalizados.

### Seleccionar el archivo que contiene los datos.

Para comenzar, seleccione Herramientas Configurar carta en serie... desde la barra de menú. Aparecerá un cuadro de diálogo.

Clic sobre Abrir existente.... Aparecerá otro pequeño cuadro de diálogo.

Seleccionar Tabla origen de &kspread; de la lista desplegable llamada Recursos disponibles: y haga clic sobre Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo nuevo.

Introduzca la &URL; o el nombre del archivo del documento de &kspread; de la casilla de texto llamada URL:. Puede teclear el nombre del archivo directamente en la casilla de texto o haga clic sobre el botón de la carpeta azul y use el cuadro de diálogo de selección de archivos para elegir el archivo de &kspread;.

Una vez que haya seleccionado el documento de &kspread;, la lista desplegable llamada Número de página: se mostrará en todas las páginas u hojas de datos disponibles en el documento de &kspread;. Seleccione la página (o la hoja de datos) que contiene los datos que va a utilizar.

Cuando toda la información sea correcta, clic sobre Aceptar. &kword; le preguntará si quiere reemplazar el origen de datos actual. Haga clic sobre Sí para continuar.

Volverá a ver el cuadro de diálogo principal de la combinación de correo.

Clic sobre Cerrar.

Ahora que ha seleccionado su consulta de datos, es la hora de insertar los campos de combinación en el documento. Haga clic aquí para continuar.

## Usar como origen de datos la libreta de direcciones de &kde;

&kword; puede usar datos de la libreta de direcciones para personalizar documentos.

Usar las entradas de la libreta de direcciones para crear documentos personalizados es un proceso de tres pasos:

1. Seleccionar las personas que quieran incluir en la combinación de correo.

2. Inserte los campos de combinación para decirle a &kword; dónde insertar la información de la base de datos

3. Imprima los documentos personalizados.

### Seleccionar las personas que quiera incluir

Para comenzar, seleccione Herramientas Configurar carta en serie... desde la barra de menú. Aparecerá un cuadro de diálogo.

Clic sobre Abrir existente.... Aparecerá otro pequeño cuadro de diálogo.

Seleccione Extensión de libreta de direcciones de &kde; de la lista desplegable llamada Recursos disponibles: y haga clic en el botón Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo nuevo.

El cuadro de diálogo consta de dos listas de selección múltiple, llamadas Libreta de direcciones y Direcciones seleccionadas. Al mover las entradas de la libreta de direcciones a la lista de selección múltiple Direcciones seleccionadas, se incluirán esas entradas en la combinación de correspondencia de su documento.

Para añadir una entrada, selecciónela de la lista de selección múltiple de la izquierda haciendo clic con el &LMB;. Luego haga clic sobre Añadir.

Para eliminar una entrada, selecciónela de la lista desplegable de la derecha haciendo clic con el &LMB;. Luego, haga clic sobre Eliminar.

Puede ubicar las entradas más rápidamente si introduce las 2 ó 3 primeras letras del nombre en la casilla de texto llamada Filtrar según:

Puede cargar la aplicación de la libreta de direcciones haciendo clic sobre el botón Libreta de direcciones....

También puede guardar una lista de distribución usando el botón Guardar como lista de distribución.... Si quiere más información sobre listas de distribución puede ver la documentación de la libreta de direcciones de &kde;.

Cuando haya seleccionado todas las entradas y las listas de distribución que quiera, haga clic sobre Aceptar. &kword; le preguntará si quiere reemplazar los datos del origen actual. Haga clic sobre Sí para continuar.

Volverá a ver el cuadro de diálogo principal de la combinación de correo.

Clic sobre Cerrar.

Ahora que ha seleccionado su consulta de datos, es la hora de insertar los campos de combinación en el documento. Haga clic aquí para continuar.

## Usando una representación interna de los datos tabulares para crear documentos

Para conjuntos de datos pequeños, o cuando no tenga una base de datos con los datos a combinar, &kword; le ofrece la posibilidad de introducir los datos directamente en &kword; en forma tabular. Esta estructura de datos interna se puede usar para crear documentos con estos datos insertados como ubicaciones predefinidas.

Usar una representación interna de los datos para crear documentos personalizados es un proceso de tres pasos:

1. Introducir los datos en &kword;

2. Inserte los campos de combinación para decirle a &kword; dónde insertar la información de la base de datos

3. Imprima los documentos personalizados.

Tras haber creado una vez los datos, puede volver atrás y cambiar los datos que necesite, y producir otra serie de documentos personalizados desde los datos.

### Introducir los datos

Para comenzar, seleccione Herramientas Configurar carta en serie... desde la barra de menú. Aparecerá un cuadro de diálogo.

Clic sobre Crear nuevo.... Aparecerá otro pequeño diálogo.

Actualmente sólo hay una opción en este cuadro de diálogo Almacenamiento interno. Clic sobre Aceptar. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo.

Esta es una tarjeta de registro para crear sus archivos de datos tabulares. Arriba hay una barra de herramientas y la parte principal del diálogo es el espacio para almacenar sus pares de entradas/datos.

#### Definiendo la estructura de su tabla de datos

Primero, necesitamos añadir una o más entradas (combinar campos). Esto se consigue haciendo clic en el botón (Añadir entrada) (tercer botón desde la derecha de la barra de herramientas). Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo. Teclee un nombre descriptivo de su entrada en el cuadro de diálogo (Nombre, Dirección, Saldo deudor, etc.).

Esto es para el nombre de la entrada, no los datos que contienen la entrada.

Clic sobre Aceptar, y la entrada se añadirá a la tarjeta.

Repita este proceso hasta que todas las entradas que se necesiten estén visibles en esta primera tarjeta.

Si quiere borrar una entrada, simplemente haga clic una vez en el nombre de la entrada con el &LMB; y seleccione (Borrar entrada).

Esté completamente seguro de que ha seleccionado el nombre de entrada correcto. Una vez que le diga a &kword; que borre la entrada, la entrada y todos los datos de esas entradas se borrarán inmediatamente. No se le dará opción a deterner o volver atrás en el proceso una vez que haya comenzado.

#### Introduciendo los datos en la tabla

Ahora que la estrucutra de sus datos está definida, puede introducir los datos en sus entradas.

Arriba del cuadro de diálogo hay 4 botones rodeando a un elemento para incrementar y decrementar. Este elemento le da el número de registro actual. Todos los registros se numeran en el orden en el que se añaden, comenzando por el número 1. Puede usar el elemento para ir directamente al registro deseado o puede usar las flechas para moverse gráficamente a través de la lista de registros.

Botón | Acción
| Va directamente al registro uno
| Retrocede un registro
| Avanza un registro
| Ir al último registro de la base de datos

Para introducir los datos, simplemente ponga el cursor en el cuadro de texto a la derecha del nombre de la entrada y teclee los datos. (&kword; usa Sin valor como el valor predeterminado para todas las entradas en los registros nuevos).

Para añadir un registro, haga clic sobre el botón .

Para borrar un registro, haga clic en el botón .

Tenga cuidado al borrar registros. Una vez borrado, el registro no se puede recuperar.

Continúe introduciendo datos hasta que su conjunto de datos esté completo.

Cuando su conjunto de datos esté completo, haga clic sobre Aceptar para guardar los cambios en su conjunto de datos. Esto hará surgir el diálogo principal de combinación de correo:

Clic sobre Cerrar. Ahora hay que insertar los campos de combinación en el documento.

### Insertar los campos de combinación en el documento

Ahora que &kword; sabe las entradas que están disponibles en su fuente de datos, puede insertar los campos de combinación en su documento.

Un campo de combinación es un mantenedor de posición del documento. Este mantenedor de posición se reemplazará en cada documento personalizado con el valor de la entrada para ese registro individual.

#### Insertar un campo de combinación

Para insertar un campo de combinación, ponga el cursor en el sitio deseado del documento. Seleccione Insertar Variable Combinar correo... desde la barra de menú. Aparecerá una lista de entradas disponibles. Seleccione la entrada deseada y haga clic sobre Aceptar.

El campo de combinación se inserta en la posición actual del cursor. El campo de combinación está envuelto por paréntesis.

Puede poner el cursor en una nueva ubicación del documento e insertar otro mantenedor de posición. Cuando haya insertado los mantenedores de posición, puede seguir e imprimir su documento.

#### Borrar un campo de combinación

Puede eliminar un campo de combinación de dos formas.

- Ponga el cursor al final del campo de combinación y pulse la tecla &Backspace;.

- Ponga el cursor en el principio del campo de combinación y pulse la tecla Supr.

### Vista previa e impresión del documento combinado

Una vez que haya insertado todos los campos de combinación que quiera, está listo para hacer la vista preliminar e imprimir los documentos personalizados.

#### Vista preliminar de sus documentos antes de imprimir

Para lanzar la vista preliminar de su documento, seleccione Herramientas Configurar carta en serie... desde la barra de menú. Aparecerá un cuadro de diálogo.

Haga clic en Vista preliminar.... Podrá ver el resultado final de sus documentos personalizados antes de imprimir.

#### Imprimir sus documentos personalizados.

Imprima los documentos personalizados usando los mismos métodos que usa para imprimir los documentos normales. Para más información sobre la impresión, vea la sección Imprimiendo un documento.